Находясь в чужом городе по рабочей необходимости, можно приобрести автомобиль на прокат на весь срок командирования. Это удобно и комфортно для передвижения по деловым вопросам, а вечернее время можно использовать для поездок с целью экскурсии по местным достопримечательностям. По согласованию с работодателем, аренда авто в командировке может быть включена в стоимость корпоративных расходов. Для возмещения организационных затрат, в бухгалтерию организации следует предоставить пакет документов, указывающих на факт аренды автомобиля.
Пользоваться автомобилем на прокат на время командировки очень выгодно, экономно и удобно, по сравнению с постоянными заказами и ожиданиями такси. Аренда легкового автомобиля может быть очень кстати для пунктуальных людей, и имеет множество положительных моментов:
Машины предоставляемые в аренду застрахованы на случай угона или аварийной ситуации. Весь транспорт оснащен системой навигацией, и датчиками спутникового наблюдения.
Но все же, взять на прокат транспорт сможет гражданин с девятнадцати лет, имеющий стаж вождения более года. Помимо прав, подтверждающих стаж, необходимо иметь при себе паспорт. Кроме этих документов, нужно предоставить снилс или инн, военный билет или заграничный паспорт. Договор аренды оформляется в течение пятнадцати минут, в двух экземплярах. В случае, если гражданин является иностранцем, необходимо предоставить миграционную карту и разрешение на рабочую деятельность в стране. Разрешение на работу можно заменить подтверждением регистрации в отеле, по месту проживания.
Отчетная документация, предоставляемая в бухгалтерию работодателя, состоит из договора аренды транспортного средства, чеков, и акта приема-передачи машины в автопарк. При наличии таких документов, юридическая организация может рассчитывать на некоторый вычет, из налога на прибыль. Все документы должны быть грамотно оформлены, для принятия налоговым органом.
Регулировка командировочных расходов на аренду автомобиля осуществляется положением о командировках внутри компании. Все нюансы проката машины прописаны в этом документе. Также, положение и порядок возмещения командировочных растрат, указаны в нормативном документе организации - приказе о командировании.
В некоторых случаях, о возможной аренде транспортного средства, необходимо сначала договориться и получить разрешение у руководства компании, желательно в письменном виде. Это убережет командированного работника о неприятных последствиях и потенциальных нюансах, неправомерного распоряжением денежных средств компании, выделенных на командировку.
